Confirmación de asistencia a la boda, en una lista que se actualiza sola
Cuando un invitado pulsa "Confirmar" en tu invitación, su respuesta entra en tu panel al momento y te llega un email con si viene, con quién, qué menú quiere y si es celíaco. Ya no tienes que llamar a nadie para confirmar la asistencia a la boda. Abres el panel y ves cuántos faltan.
Pongamos que Carolina y Matías tienen 140 invitados. Hay 96 confirmados, 13 que no vienen, 4 celíacos, 22 en el autobús y 31 pendientes. Esos 31 son el número que importa, porque sin panel muchas parejas se enteran de cuántos faltan a pocos días de la boda. Con el panel lo ves semanas antes y sabes a quién escribir.
Qué preguntas puedes hacer al confirmar
La confirmación de asistencia (RSVP) empieza con un sí o un no, y después puede preguntar lo que el catering y la finca te van a pedir:
- Si asiste y con cuántas personas.
- Menú de cada persona, con las opciones que pongas (adulto, infantil, vegetariano…).
- Alergias e intolerancias, una por persona, con su consentimiento expreso (se borran 30 días después de la boda).
- Si usará el autobús (ida, vuelta o las dos) y desde qué parada.
- Una canción para la fiesta.
- Hasta diez preguntas tuyas, con respuesta libre o con opciones (por ejemplo, si necesita hotel).
- Un mensaje para vosotros.
Haz pocas. Cada pregunta de más es un motivo para que alguien deje la confirmación "para luego". Si no vas a poner autobús, no preguntes por él.
Recordatorios a quien no ha contestado
En el panel ves de un vistazo quién no ha respondido y, con un toque, le reenvías su enlace por WhatsApp. Tú eliges cuándo, quien ya confirmó no recibe nada y no tienes que repasar la lista para ver a quién escribir.
¿Queda mal recordar? No, si el mensaje es corto y da un motivo. Por ejemplo: "Hola, Marta. Te recuerdo que el viernes 21 de mayo cerramos la lista para el restaurante. Si puedes, confirma en este enlace y así te guardamos sitio." Mejor uno con fecha que tres sin ella.
Para fijar la fecha límite, cuenta hacia atrás desde el día en que el catering te pide el número cerrado, que suele ser unas tres semanas antes de la boda, y resta diez días. Tienes el calendario completo en cuándo poner la fecha límite.
Pases por familia, cada grupo confirma sus plazas
Si invitas por familias, cada una recibe su enlace con su número de lugares. La familia Valdivia tiene 4: puede confirmar a 4 personas, cada una con su menú, pero no a 5. En el panel ves los lugares asignados frente a los confirmados. Todo el detalle está en pases para boda.
Formulario, grupo de WhatsApp o panel
Mucha gente empieza con un Google Forms o pidiendo que contesten en el grupo de la familia. Funciona hasta que tienes que saber quién falta.
| Google Forms | Grupo de WhatsApp | Panel de invitaciondeboda.online | |
|---|---|---|---|
| Sabe quién no ha contestado | No. Recoge respuestas, pero no las cruza con tu lista | No, hay que leer el chat | Sí, con la lista de pendientes |
| Recordatorio a los que faltan | A mano | A mano, uno por uno | Un toque por WhatsApp, solo a pendientes |
| Límite de lugares por familia | No | No | Sí |
| Alergias por persona | Sí, si montas bien el formulario | Se pierden entre mensajes | Sí, una por persona (desde Completa) |
| Exportar | Sí, a Google Sheets | No | Sí, a Excel |
Google Forms es gratis, pero lo pagas en las horas que pasas cruzando el formulario con tu lista de invitados.
Exportar al catering y a la finca
Desde el panel descargas un Excel con una fila por persona. Las columnas son las de tus preguntas, como nombre, grupo o familia, asiste, menú, alergias, autobús y las tuyas. El catering filtra por menú y alergias, y la empresa de autobuses, por parada. Si alguien cambia su respuesta después (puede hacerlo desde su enlace hasta la fecha límite), vuelves a descargar el archivo y ya está actualizado.
Manda el Excel al catering con la fecha en el nombre del archivo ("invitados-28-mayo.xlsx"). Cuando llegue la versión corregida, nadie se confunde de lista.
Para quien no usa internet
La abuela de 88 años no va a pulsar ningún enlace, y no hace falta. La nieta abre la invitación de la abuela desde su teléfono y marca que va, con su menú sin sal. Si la abuela te llama a ti, abres su enlace desde el panel y lo marcas tú. Y si quiere tenerla en la mano, imprímele la versión en papel de la misma invitación.
Privacidad de tus invitados
Los nombres, alergias y respuestas de tus invitados se guardan para tu boda y nunca se usan para enviarles publicidad. La invitación vive en una dirección del tipo invitaciondeboda.online/i/carolina-y-matias-7f3a2c/, que no aparece en Google (aunque quien tenga el enlace puede reenviarlo), y cada familia confirma con su propio enlace, imposible de adivinar. Más detalle en qué pasa con los datos de tus invitados.
Preguntas frecuentes
¿Los invitados necesitan registrarse?
No. Abren el enlace de su invitación, pulsan "Confirmar" y responden a las preguntas, sin crear cuenta ni escribir ninguna contraseña.
¿Pueden confirmar varias personas de una familia a la vez?
Sí. Quien abre la invitación de la familia confirma a cada persona por separado, con su menú y sus alergias. Si la familia tiene 4 lugares asignados, no puede confirmar a 5.
¿Se puede poner fecha límite?
Sí. La fecha límite aparece en la invitación y, al pasar ese día, el formulario se cierra solo. Hasta entonces cada invitado puede cambiar su respuesta. Ponla unos diez días antes del día en que el catering te pide el número cerrado.
¿Cómo funcionan los recordatorios?
Tú decides cuándo y a quién. En el panel ves quién no ha contestado y, con un toque, le reenvías su enlace por WhatsApp con un mensaje corto. Quien ya confirmó no recibe nada.
¿Puedo exportar la lista a Excel?
Sí. Descargas un Excel con una fila por invitado y una columna por pregunta (asistencia, menú, alergias), listo para el catering. La misma lista sale también en PDF para imprimir. Y desde el nivel Completa tienes una lista para cada proveedor, como menús y alergias para el catering, el autobús por paradas y quién se sienta en cada mesa.
¿Puedo añadir confirmaciones a mano?
Sí. Si la abuela te confirma por teléfono, abres su enlace desde tu panel y respondes tú por ella. Queda en la misma lista que el resto.
Puedes montar la invitación entera y verla en tu teléfono gratis, con una marca de agua de vista previa. Para enviarla pagas una vez, con invitados ilimitados, y el panel, los pases y los recordatorios van incluidos (precios). Para mandarla con un mensaje personal a cada invitado, mira cómo hacer la invitación de boda por WhatsApp, o vuelve al inicio para ver las plantillas.