Cómo hacer una invitación de boda digital, paso a paso

Qué tener a mano antes de empezar

Reúne esto en una nota del teléfono o en un documento antes de abrir ningún editor. Si falta algo, la invitación se queda a medias y vuelves a ella tres días después.

• Dos o tres fotos en buena resolución, una de ellas vertical para la portada del teléfono.
• Los nombres tal como irán en la invitación, con o sin apellidos, y el orden.
• La dirección exacta de la ceremonia y del banquete, con el enlace de Google Maps comprobado.
• Los horarios: ceremonia, cóctel, cena, salida y vuelta del autobús.
• La fecha límite para confirmar.
• Lo que quieres preguntar al confirmar: menú, alergias, autobús, hotel.
• La lista de invitados con un teléfono por persona o por familia.
• El texto, o al menos la frase de portada.

Si el texto todavía no está, mira qué datos lleva el texto y en qué orden y elige una de las frases para la portada. Es lo que más discusión genera con la pareja, así que mejor decidirlo antes que delante del editor.

Cuatro formas de hacerla

Hay cuatro caminos y ninguno es malo. La diferencia está en lo que pasa después de diseñarla, en quién recoge las respuestas, quién manda los recordatorios y quién hace la lista para el catering.

Canva es una buena herramienta de diseño y tiene cientos de plantillas de invitación. Lo que no hace es recoger confirmaciones. Exportas una imagen o un PDF, lo mandas por WhatsApp y las respuestas te llegan en 120 chats distintos. Y acabas montando una hoja de cálculo aparte para saber quién viene.

La web de boda gratuita de un portal sirve para tener en un sitio los horarios, el alojamiento y la lista de regalos. Suele parecerse más a una página informativa que a una invitación, y el diseño está limitado a lo que ofrece el portal. Si quieres las dos cosas, invitación y web con toda la información, mira cómo funciona una web de boda.

Una plantilla con confirmación, como las de esta web, junta diseño y respuestas. Cada invitado (o cada familia, con su número de pases) recibe su propio enlace, confirma desde el teléfono y tú ves las respuestas en un panel que puedes exportar a Excel. Es la opción que yo elegiría a partir de unos 50 invitados, o con autobús, menú infantil o alergias que gestionar.

Una diseñadora a medida tiene sentido si quieres una ilustración propia de la finca o un diseño que no exista en ninguna plantilla. Pide desde el principio cómo se recogerán las respuestas, porque muchas entregan solo el archivo.

Pongamos que Lucía y Pablo se casan el sábado 20 de noviembre de 2027 en una finca a 40 minutos de Valladolid, con 140 invitados y un autobús que sale de la plaza Zorrilla a las 18:15. Con Canva tendrían una invitación bonita y, tres semanas antes de la boda, una hoja de cálculo hecha a mano con 140 filas sacadas de WhatsApp, llamadas y algún audio de la tía. Con una plantilla con confirmación, la pregunta "¿vienes en el autobús?" va dentro del formulario, y el día que la empresa de autobuses pide el número, lo tienen en el panel. Esa diferencia pesa más que el diseño.

Paso a paso con una plantilla

Estos son los pasos en el editor de invitaciondeboda.online. En otras herramientas el orden puede cambiar, pero los puntos de control son los mismos.

1. Elige la plantilla. En elegir plantilla puedes filtrar por estilo. Ábrela en el teléfono antes de decidir, porque una letra fina dorada que se ve bien en el ordenador puede no leerse con el brillo bajo.

2. Portada y foto. Sube la foto vertical y comprueba que la frase no tapa la cara de ninguno de los dos.

3. Textos. Nombres, fecha con día de la semana, hora y quién invita. Pega el texto que ya tenías preparado.

4. Secciones. Añade las que necesites, como el mapa de la ceremonia y del banquete, horario del día, transporte, alojamiento, regalo. Deja el regalo al final.

5. Preguntas de confirmación. Decide qué preguntas lleva el formulario (si viene, cuántos, menú, alergias, autobús). Pregunta solo lo que vayas a usar, porque cada pregunta de más es un invitado que deja el formulario a medias. Más detalle en cómo funciona la confirmación de asistencia.

6. Pases. Si invitas por familias, indica cuántas personas puede confirmar cada enlace. Si a los Ferreyra les das cuatro, el formulario no deja confirmar a un quinto.

7. Vista previa en el teléfono. Ábrela en tu teléfono, que la vista previa del ordenador engaña. Pulsa el mapa y el botón de confirmar.

8. Publicar. Hasta aquí todo es gratis y ves la invitación con una marca de agua de vista previa. El save the date lo puedes mandar ya, gratis, con un enlace para cada familia. Para publicar la invitación completa eliges tu nivel, desde 49 €, y pagas una sola vez, con invitados ilimitados. Mira el precio de cada nivel.

9. Enviar. Crea los enlaces de cada invitado y mándalos.

Pruébala antes de enviarla

Antes de mandarla a 150 personas, mándasela a tu madre y a tu amigo más despistado. Si los dos encuentran la hora y la dirección sin preguntarte nada, está lista. Si tu madre te llama para preguntar a qué hora sale el autobús, falta algo en la portada.

Comprueba también tres cosas que se escapan. Que el enlace de Google Maps lleva al sitio correcto y no a otro con el mismo nombre, que la fecha límite es anterior al día en que el catering te pide el número cerrado, y que la invitación se abre en un Android de gama baja con datos móviles, además de con la wifi de casa.

Piensa también en quien no usa WhatsApp. Casi siempre son abuelos o tíos mayores, y conviene contarlos antes de enviar. Para ellos, descarga la versión en PDF de la misma invitación e imprímela, o pide a un nieto que confirme en su nombre desde su propio teléfono.

Cómo enviarla y seguir las respuestas

Lo normal es mandar cada enlace por WhatsApp con un mensaje corto y el nombre del invitado delante, para que no parezca un reenvío en cadena. Hay modelos de mensaje en enviar la invitación por WhatsApp.

Cada respuesta llega al panel de confirmaciones y, además, te llega un email cuando alguien confirma. Ahí ves quién viene, quién ha dicho que no y quién no ha contestado todavía. Para el catering descargas un Excel con una fila por invitado y las respuestas a tus preguntas. A quien no conteste le reenvías su enlace por WhatsApp desde el panel, con un toque, unos días antes de la fecha límite. A los dos o tres que sigan sin responder después del plazo, llámales. Un mensaje más no los va a convencer.